一、机构、人员及工作基本任务

（一）机构和人员

由镇党政办为档案工作负责办公室，其分管领导为档案工作负责人，镇党政办人员为档案工作兼职人员。由分管领导、镇党政办工作人员组成档案工作协调机制，协调处理本机关档案工作重大事务和重要事项。档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

（二）工作基本任务

1.认真学习、贯彻执行《档案法》和相关法律法规，坚持原则，忠于职守，努力搞好机关档案工作。

2.热爱档案工作，按时做好收集、整理、编目、装订、统计、归档、检索、保管工作，做到排列有序，装订规范、整齐，书写清楚，不积压，不错乱。

3.努力学习档案管理知识，不断钻研业务，提高专业技术水平和业务能力，逐步达到条理化、制度化、规范化、科学化。

4.增强保密观念，按《保密法》和档案管理制度办事，不泄密，不失密。

5.严格档案查（借）阅制度，热情接待，认真登记，发现问题及时向领导汇报并提出解决办法。

6.做好档案室的温湿度测记，根据不同季节和气候，采取相应措施，加强档案保护工作。

7.认真完成领导交办的其它任务。

二、文件材料归档制度

（一）归档范围：

1.文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

2.机关履行行业特有职责形成的专业档案；

3.照片、录音、录像等音像档案；

4.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

5.印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

6.其他档案。

（二）归档时间：

文书档案于次年6月前完成，资金档案在次年3月底前完成，项目、音像档案在工作（项目）结束3个月内完成，分户档案、实物档案随时归档。

（三）质量要求：

1.归档文件材料都应字迹工整、图象清晰，严禁使用铅笔、圆珠笔、彩色签字笔和红墨水笔。凡以上“四笔”书写的，必须复印归档。

2.文件材料一般只归一份，须为原件。确无法提供原件的应注明原件保存位置。

3.检查归档文件是否办理完毕，人员签字、盖章是否齐全，正、附件是否齐全完整。

4.文件分类合理，保管期限划分准确，排列前后一致。

5.所用档案装具符合国家标准。目录和备考表填写符合要求。

三、保管制度

（一）各种门类和载体的档案，均集中在档案室统一管理，任何部门和个人不得自行保存档案。

（二）非档案人员不得进入档案室。外单位人员参观需经领导批准。

（三）档案实行专柜、专人保管，库房应有防盗、防尘、防火、防潮、防高温等设施，配合防虫、防鼠、防霉药品，确保档案的安全。

（四）做好温湿度记录，采用有效方式保持室内适宜的温湿度。

（五）档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及各种杂物，保持室内清洁卫生。

（六）定期或不定期对库房档案进行检查、清点，发现问题及时采取措施。

（七）定期检查库房设施，离开库房要熄灯、锁柜、关门窗。

四、保密制度

（一）加强档案保密教育，严格执行《保密法》和《保密守则》规定，明确档案保密范围，严守保密纪律。

（二）不准在私人交往和通讯（信）中泄露属于国家秘密的档案内容。

（三）不得擅自提供、翻印、阅览、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案，严禁将档案带至公共场所，携带回家或传递、寄（运）往境外。

（四）按照档案归档和保密规定，在销毁档案和不归档的文件材料时，应清理、造册。

（五）定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示处理，不隐瞒失泄密事故。

（六）加强库房管理，非档案人员严禁入内。

五、利用制度

（一）档案室保存的各种门类和载体的档案应为领导决策和本单位各项工作服务。

（二）本单位工作人员因工作需要查阅档案，其查阅内容只限本人工作范围所形成的档案材料。超范围查阅档案，须经分管领导同意。查阅党、政会议记录和其它保密档案，须经主要领导批准。

（三）非本单位人员查阅档案，必须持有介绍信，说明利用目的，经同意后方可查阅介绍信中指定的内容。

（四）本单位档案原则上不提供借出服务。如因工作需要必须借出，须经分管领导同意，并完善相关手续。

（五）查阅档案时，严禁对档案材料进行涂改、勾画、圈点、抽页、拆毁、折角、剪截、增删，不得沾水或口沫翻阅档案。未经允许不得摘抄或复印。

（六）查阅档案必须履行登记、注销和检查手续，发现差错应及时追查责任，积极采取补救措施。

六、鉴定销毁制度

（一）档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。

（二）建立档案鉴定小组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。

（三）通过鉴定，需要销毁的档案材料必须编制清册，并由鉴定小组逐一审核，写出销毁报告。确认无误后，签署意见，报请分管领导审批。

（四）拟销毁的档案在经过主要领导批准后，还应再存放半年再进行实体销毁。

（五）指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理。销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。

（六）销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。

（七）销毁清册归入全宗卷，妥善保存。

七、移交制度

（一）档案实行集中统一管理。各门类文件材料按要求整理归档后，编制好移交清册，及时向上级档案管理部门移交。

（二）移交人员对照移交清册，对所移交的档案逐一核对。对不符合移交质量的档案，有权要求重新整理。

（三）本着实事求是的原则填写档案移交登记簿，做到账物相符、账表相符。

（四）档案人员调离岗位后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

八、档案安全应急处置预案

（一）适用范围

凡发生影响档案保管安全的人为灾害和自然灾害，如：盗窃、泄密、火灾、地震、暴雨、高温、地震、雷电等，均适用本预案

（二）工作原则

档案优先原则。面临其他财产损失和档案安全的选择时，要把保障档案的安全作为紧急处置的首要任务，最大限度地减少对档案的影响。

以防为主原则。把灾害预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对重大事故和自然灾害的紧急处置能力。

统一领导，分工负责原则。成立应急抢险领导小组，建立以主要领导为总指挥、分管领导具体抓落实，各相关部门负责人协作配合的工作机制。

（三）处置目标

1.在应急的情况下，采取最有效的行动消除对档案室档案、资料的威胁。

2.保护未受损的档案、资料。

3.抢救已受损的档案、资料。

（四）应急准备

1.物资准备：按照档案室建筑设计规范合理设置档案室，配置必要的安全防护设施。

2.人力资源配置：培养和训练自救队伍，当事故或灾害发生时，能协助专业救灾部门自救互助，最大限度减少灾害损失。

3.防灾减灾准备：积极开展安全教育，宣传预防、避险、避灾、自救、互救的常识；为档案人员提供防灾减灾知识和培训，增强防火减灾意识。

（五）操作步骤

1.一般险情：险情不大，自己能处置，不会造成重大不良后果的，如烧焦异味或库房屋顶、地面漏水等异常现象。

（1）立即告知科室负责人，共同查找险源。如果险情不大，自己能处置的，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情。

（2）不能处理则立即报告应急抢险领导小组组长。组长应立即到现场确认险情，并迅速采取措施进行处置。

（3）查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。

2.较大险情：凡发现档案库房内灾险情况较严重，已危及档案安全，摸不清虚实或估计依靠自身力量不能处置的。

（1）险情第一发现者在确认险情较重、自己不能处置时，立即报告应急抢险领导小组组长，请示处置办法。

（2）得到报警批示后，指定专人迅速拨打119、110或其它有关外界联系电话，告知险情，请求抢险。打开通往险区的大门，为消防车或其它抢险车辆的靠近做好准备。

（3）应急抢险领导小组应迅速组织人员实施抢险，按分工各就各位，投入抢险。专业抢险队伍赶到后，应急抢险领导小组组长及时简要介绍情况，组织人员协助抢险。

（4）按照有关救灾部门的要求，按指定路线将档案转移到临时指定的安置场所，实施紧急避险。

（5）相关人员要做好报案、施救、灾情等记录。

3.重大险情：若馆内险情致档案严重受损且发生人员伤亡事故，则为重大险情。

若发生危害档案、危害人身安全的重大灾害事故，则立即拨打120救护车，将受伤人员送到医院进行抢救；其余人员参照上述较大险情的抢险步骤进行抢险。若险情危及到供水、供电、通信、下水管线等而自身不能处理时，则及时通知有关部门予以抢险。